Caso de éxito: la gestión documental de cementerios municipales

Cuando analizamos toda la actividad que tiene que abordar a diario un ayuntamiento es imposible obviar la cantidad de gestiones provenientes tanto de la ciudadanía como de otros entes públicos o privados a las que tiene que dar salida. Trámites, requerimientos, atención a consultas, apertura de plazos para pagos, subvenciones o inscripciones, validación de permisos, organización de actos, creación de normas, bandos u ordenanzas o celebración de plenos, componen una pequeña parte de la amplia labor de la administración local. Y es por eso que la digitalización y automatización de procesos internos resultan clave para agilizar las tareas de almacenamiento y orden de los datos, y facilitar el acceso para su consulta y utilización por parte de las distintas áreas.

Entre los cometidos cuya titularidad corresponde a la administración pública local, nos topamos con uno en el que posiblemente no hubiésemos reparado de no ser por la necesidad que nos planteó el Ayuntamiento vizcaíno de Sopuerta -a quien posteriormente le han seguido el de Balmaseda, Lemoa y Güeñes-: la gestión de los cementerios municipales.

Antes de ponernos en marcha con el proyecto, el Ayuntamiento encartado simplemente disponía de dibujos hechos a mano con los planos de los cementerios en los que se incluían los alzados de los nichos y a quién correspondía cada concesión. Podría parecer un trabajo de clasificación sencillo para el que un papel y boli son suficiente, pero la realización de una búsqueda en los planos puede requerir más tiempo del deseado. Más aún tratándose de un municipio como éste que cuenta con una peculiaridad añadida, tal y como nos subrayan desde el Consistorio: “Sopuerta es un caso excepcional porque tiene seis cementerios, casi uno por cada barrio”. Además, en algunos camposantos era el propio enterrador quien llevaba la gestión y dependían de él para localizar los habitáculos.

La gestión digital

El Ayuntamiento fue muy claro a la hora de plantearnos su necesidad: le suponía un gran trabajo localizar a las personas que figuraban en cada nicho o los espacios disponibles para asignar a las personas fallecidas y, al tratarse de un tema tan delicado para las familias usuarias del servicio, le urgía reducir los tiempos al máximo. Ante este planteamiento instauramos un procedimiento para digitalizar el registro y la búsqueda documental basado en la plataforma Microsoft SharePoint, agilizando así el trabajo de los empleados públicos.

En primer lugar, acudimos a cada cementerio para analizar todo el recinto e identificar todos los nichos del lugar asignando a cada uno su titularidad. A continuación elaboramos otra lista con la persona arrendataria de cada habitáculo, con el fin de tener bajo control cada concesión. La herramienta organiza toda la documentación recopilada por cada nicho en expedientes independientes y genera un mapa que permite tener una vista aérea del cementerio. “Hace poco vino una persona que quería saber dónde estaba enterrada su abuela en el cementerio de La Baluga y, gracias a la intranet, buscamos al instante el nombre de la fallecida y le mostramos al interesado un plano con una vista aérea del lugar exacto donde está enterrada. Así le pudimos señalar por dónde podía entrar al cementerio para llegar más rápidamente al nicho y, además, tenemos opción de imprimir copias para que se usen a modo de mapa”, se felicitan desde Sopuerta.

Las ventajas

La gestión digital de los cementerios posibilita recopilar datos fundamentales para los responsables del servicio:

1. Un inventario de espacios mortuorios.
2. Una relación de los difuntos que hay en cada nicho.
3. Un listado con el arrendatario en vida de cada concesión, para controlar cuándo finaliza.
4. Documentación anexa que aportan las familias o funerarias: contratos del arrendamiento, fotografías del estado de las lápidas, partes de daños que pueden haber sufrido las parcelas, etc.

Estos datos se almacenan de una forma sencilla y fácil de visualizar por parte de sus gestores, que consiguen hacer las búsquedas de manera inmediata y recopilar toda la documentación relacionada en un mismo expediente. En el caso del Ayuntamiento de Sopuerta lo tienen claro: “Gracias a este servicio reducimos el tiempo de espera en un momento muy doloroso para las familias, solucionando en cuestión de minutos las dudas que tengan al respecto. A veces nos viene gente con las cenizas de su familiar para enterrarlas en el mismo sitio donde están sus antepasados y les podemos indicar dónde se encuentran en ese mismo instante”.

El gestor además cuenta con bibliotecas personalizadas donde almacenar información extra. En el caso de Sopuerta, por ejemplo, se ha digitalizado toda la documentación previa a la puesta en marcha de este servicio y se ha custodiado en la aplicación.

El Consistorio nos confirma que se trata de un servicio que utilizan con asiduidad y nos ha trasladado su satisfacción ante el resultado y el trato recibido en este proyecto: «es de lo mejorcito que tenemos«, insisten.

Esta solución se ha podido gestar gracias a la tecnología Microsoft SharePoint on-premise. Se dispone también de una versión desarrollada para Microsoft SharePoint online, aplicación incluida dentro del paquete Office 365. En caso de que un cliente ya disponga de Microsoft SharePoint o bien Microsoft Office 365, podemos aprovechar sus licencias para aplicar este servicio.