Videoplenos: la solución para una administración pública abierta, segura y eficaz

“Quería ahorrarme el largo tiempo que conlleva la transcripción completa del acta de un pleno”. Así nos recordaban desde el Ayuntamiento de Güeñes (Bizkaia) el objetivo que perseguían hace ya tres años cuando desde la administración local consultaron a nuestra línea de negocio especializada en transformación digital, Bittek DMTech, la posibilidad de encontrar una alternativa.

Con la celebración de cada pleno municipal en la localidad, desde la Secretaría tenían que transcribir punto por punto todas las decisiones e intervenciones que tenían lugar durante el acto. Se trata de sesiones que fácilmente pueden superar la hora de duración, por lo que la redacción del texto íntegro conllevaba un tiempo valioso que se podía destinar a otras actividades municipales de vital importancia, como la atención ciudadana.

Ante esta situación, Bittek DMTech lo tuvo claro: sustituir el acta íntegra por una grabación tenía que ser la solución.

Estructura de trabajo

El recurso implementado en Güeñes desde 2017 se enmarca dentro de una estructura colaborativa que, basada en la tecnología SharePoint de Microsoft 365, se desarrolla mediante el siguiente procedimiento:

1. Grabación de la sesión plenaria íntegra y marcado digital en base al orden del día.
2. Coordinación con la secretaría del Ayuntamiento para iniciar el proceso.
3. Firma digital del vídeo.
4. Gestión y documentación en SharePoint de los archivos generados tras la firma.

Una vez se dispone de la firma del videopleno por parte del Ayuntamiento, nuestro equipo ha habilitado un portal web multi-idioma donde publicar los plenos íntegros y su segmentación en base al orden del día. De tal modo que, gracias a esta división, las personas usuarias que ven el vídeo pueden acceder directamente al punto concreto que les interesa, para conocer lo tratado y acordado al respecto.

Las sesiones plenarias están siempre disponibles para su consulta por parte de todos y todas a través de videoplenos.guenes.eus. Esta página, desarrollada con el CMS WordPress, incluye un buscador que permite localizar tanto el vídeo del pleno como un punto concreto del orden del día, introduciendo las palabras clave en el mismo.

Firma digital y acta sucinta

Si en el procedimiento común de una administración local una sesión de pleno se transcribe íntegramente y se firma, con esta solución la Secretaría recibe el aviso desde Bittek DMTech cuando la grabación y la segmentación están configuradas para su publicación, con el fin de firmarlo digitalmente. Así, desde la sede electrónica el Consistorio procede a la firma digital e incluye el videopleno en el libro de registro virtual de actas digitales que disponen internamente.

Gracias a este método, integrado también en otras localidades de Bizkaia, la administración se ahorra la creación del acta completa y solo tiene que redactar el acta sucinta que contiene las decisiones adoptadas sobre cada punto del día. “Nos encargamos de resumir las declaraciones que han tenido lugar en el acta sucinta e indicamos que la intervención íntegra se puede consultar en el videopleno de la sesión”, aclaran desde Güeñes. De esta forma, “el tiempo que transcurre desde la celebración del pleno hasta su publicación se ha reducido considerablemente y, además, las personas usuarias cuentan con la comodidad de ver la sesión en cualquier momento”, concluyen.